Digitaliseren: zelf doen of uitbesteden?

Flexplekken, het nieuwe werken, verschillende vestigingen, thuiswerken, ruimtegebrek… allemaal redenen voor organisaties om informatie te digitaliseren, zodat het plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar is. Wanneer men van plan is deze stap te zetten, moet echter de keuze gemaakt worden tussen zelf doen of uitbesteden. Mij wordt dan ook regelmatig de vraag gesteld of uitbesteden loont.

Archieven digitaliseren

Veel organisaties hebben nog archieven met papieren dossiers en documenten. Archieven die afhankelijk van het type informatie in meer of mindere mate door de medewerkers worden geraadpleegd. Ze bestaan omdat wettelijk verplicht is informatie gedurende ettelijke jaren te bewaren. Nu we tegenwoordig alle documenten en dossiers digitaal creëren, zullen er geen nieuwe analoge archieven meer ontstaan. De vraag rest dan of het nodig is de huidige archieven te digitaliseren, of ze slechts gedurende de wettelijke termijn te bewaren. Mijn ervaring leert dat personeelsdossiers, klantendossiers, projectdossiers, post- en factuurstromen vaak in aanmerking komen voor digitalisering. Ze voldoen meestal aan onderstaande kenmerken. Het zijn archieven

– met informatie die op verschillende momenten en plaatsen beschikbaar moet zijn;
– die nog regelmatig worden geraadpleegd;
– die kostbare ruimte op de locatie(s) in beslag nemen.

Uitbesteden of zelf doen?

Besparingen door digitaliseren zitten veelal in verborgen kosten, die niet makkelijk te kwantificeren zijn. Desondanks blijkt bij veel organisaties een business case om archieven te digitaliseren eenvoudig rond te krijgen. Men kan er dan voor kiezen dit zelf te doen, of het digitaliseren uit te besteden. De belangrijkste voordelen van uitbesteden heb ik hieronder op een rijtje gezet:

– Het digitaliseren kost geen tijd, de focus blijft op het primaire bedrijfsproces van de organisatie;
– Een gespecialiseerd scanbedrijf kan het archief sneller, efficiënter en met de juiste kwaliteit digitaliseren;
– De organisatie hoeft niet te investeren in de noodzakelijke hardware, software, onderhoud en kennis; het scanbedrijf heeft hiervoor de juiste apparatuur en expertise in huis.

Uitbesteden kost vaak minder dan zelf doen

Natuurlijk, er zijn out-of-pocket kosten als digitaliseren wordt uitbesteed. Maar als ik kan aantonen dat de verborgen kosten van zelf scannen misschien nog wel hoger zijn, komt men vaak toch tot een andere beslissing.

Wil je wel eens weten of het uitbesteden van het digitaliseren van jouw archieven lonend is? Aarzel dan niet om contact op te nemen: gweitzel@ibn.nl. Ik breng het graag samen met jou in kaart.