Alle bedrijven en organisaties hebben een bewaarplicht voor archiefbescheiden. Al enige jaren maakt de archiefregeling het mogelijk documenten te digitaliseren en het digitale bestand leidend te maken, waardoor papieren documenten vernietigd kunnen worden. De belastingdienst staat dit toe, mits hiervoor toestemming wordt gevraagd en verleend. Het behandelen van de verzoeken en het verlenen van die toestemming blijkt echter per regio verschillend… dat is op z’n minst vreemd, toch?
Significante regionale verschillen
De belastingdienst geeft er de voorkeur aan dat archiefbescheiden in de oorspronkelijke vorm worden bewaard. Dus papier wordt bewaard als papier, en digitaal als digitaal. Voor financiële gegevens bijvoorbeeld, geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Het betreft alle documenten van fiscaal juridische waarde; zelfs een bierviltje of een geeltje met daarop relevante informatie kan ertoe behoren. Wil je papieren archiefbescheiden digitaliseren, dan zijn daar regels aan verbonden. Zo moet je bij de Belastingdienst toestemming vragen om die stap te mogen zetten. Daarbij dien je aan te geven hoe je het proces gaat uitvoeren (of de organisatie die dat voor je doet), om zo een bepaalde kwaliteit van de output te garanderen. Het verzoek dien je in bij je lokale contactpersoon bij de Belastingdienst. Maar wat blijkt nou uit onze ervaring… die lokale contactpersonen behandelen en honoreren de verzoeken naar eigen inzicht. Je bent daardoor afhankelijk van de persoon of jouw verzoek wel of niet makkelijk wordt ingewilligd. In Nederland zijn ondertussen per regio significante verschillen ontstaan: dat zou toch niet mogelijk moeten zijn?
Voor iedereen dezelfde spelregels
Wij digitaliseren documenten en archieven voor klanten in het hele land en kunnen eenvoudig voldoen aan alle (scan)eisen en wensen voor vervanging. We helpen onze klanten ook bij het schrijven van het verzoek tot vervanging van analoge archiefbescheiden. Dat deze verzoeken per regio anders worden behandeld, vind ik haaks staan op wat de overheid wil: zo snel mogelijk digitaal worden met elkaar. Dan zou het toch veel beter zijn om deze verzoeken landelijk op dezelfde manier te behandelen? Eenduidigheid en uniformiteit, voor iedereen dezelfde spelregels: daarvoor ga ik graag de barricade op!
Ga je met me mee, zodat we samen een vuist kunnen maken? Bel (0413-334455) of mail me dan. Het wordt tijd voor gelijke behandeling!
