De economie trekt aan, en daar zijn we met z’n allen heel erg blij mee. Ook bij IBN zien we dat er veel nieuwe projecten ‘loskomen’. Toch heeft de economische groei een heel vervelend bijeffect: steeds meer en langere files. Dit heeft zo zijn weerslag op de effectiviteit van je medewerkers. Investeer daarom in een slagvaardige organisatie en zorg ervoor dat je digitaal paraat bent.
Waar dit over gaat? Over de veiligheid van data. En nee, ik geloof niet dat jij die in jouw organisatie goed op orde hebt. Of ben jij een van die zeldzame ondernemers die de 3-2-1 backup-regel op alle niveaus heeft doorgevoerd, zodat aan de hoogste veiligheidseisen is voldaan? Een grote kans van niet…
Alle bedrijven en organisaties hebben een bewaarplicht voor archiefbescheiden. Al enige jaren maakt de archiefregeling het mogelijk documenten te digitaliseren en het digitale bestand leidend te maken, waardoor papieren documenten vernietigd kunnen worden. De belastingdienst staat dit toe, mits hiervoor toestemming wordt gevraagd en verleend. Het behandelen van de verzoeken en het verlenen van die toestemming blijkt echter per regio verschillend… dat is op z’n minst vreemd, toch?
Aan de ene kant is er de trend zoveel mogelijk te digitaliseren, voor een flexibele en mobiele werkomgeving. Aan de andere kant grijpen we nog vaak terug op papier. De huidige generatie bevindt zich in een heuse ‘twilight zone’. Wil je de stap echt zetten, dan moet digitaal leidend zijn. Voor het succes is het van belang een goede digitale archiverings- en beheerstructuur in te richten… Ik hoor je al denken: ‘laat dan maar even zitten’.
‘Het nieuwe werken’ betekent dat medewerkers niet meer alleen op kantoor werken tussen negen en vijf, maar flexibeler, ook buiten de reguliere werktijden om. Je ziet dan dat organisaties flexibele werkplekken inrichten en medewerkers vaker thuis werken. Het doel is een optimale tijdsbesteding, en daarmee een optimaal resultaat.
Heb jij op kantoor nog een postvakje? En loopt er dagelijks nog iemand met een karretje rond om de post te bezorgen en op te halen? Hoewel dit bij veel bedrijven nog voorkomt, is het eigenlijk niet meer van deze tijd. Inkomende post en facturen worden steeds vaker gedigitaliseerd, waardoor analoge poststromen snel afnemen. Daar ligt voor mij de toekomst. Het is een efficiënte manier van werken, die veel kosten kan besparen.
Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Bovendien zijn de documenten eenvoudiger, sneller en geautoriseerd toegankelijk. Logisch dus dat veel organisaties archieven en dossiers willen laten digitaliseren. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?
Of het nou vanuit een intrinsieke motivatie is of om te kunnen voldoen aan het programma van eisen voor een aanbesteding, Social Return krijgt steeds meer aandacht binnen de verschillende organisaties. Vaak wordt daarbij alleen gedacht aan het detacheren van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat ook het laten digitaliseren van archieven en poststromen daartoe kan behoren, is bij velen onbekend.
Flexplekken, het nieuwe werken, verschillende vestigingen, thuiswerken, ruimtegebrek… allemaal redenen voor organisaties om informatie te digitaliseren, zodat het plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar is. Wanneer men van plan is deze stap te zetten, moet echter de keuze gemaakt worden tussen zelf doen of uitbesteden. Mij wordt dan ook regelmatig de vraag gesteld of uitbesteden loont.