{"id":389,"date":"2014-08-25T13:29:51","date_gmt":"2014-08-25T12:29:51","guid":{"rendered":"http:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/"},"modified":"2020-05-05T16:20:18","modified_gmt":"2020-05-05T15:20:18","slug":"waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/","title":{"rendered":"Waar je op moet letten bij digitaliseren"},"content":{"rendered":"

Digitaliseren<\/a> bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Bovendien zijn de documenten eenvoudiger, sneller en geautoriseerd toegankelijk. Logisch dus dat veel organisaties archieven en dossiers willen laten digitaliseren. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?<\/p>\n

<\/p>\n

Digitaliseren per dossier, tabblad of document<\/h2>\n

Allereerst bepaal je of een archief per dossier, tabblad of document wordt gedigitaliseerd. Dat hangt onder andere af van de reeds bestaande vorm: bevat een dossier bijvoorbeeld een logische tabblad-structuur, dan adviseer ik het ook per tabblad te digitaliseren. Scan je het dossier als \u00e9\u00e9n groot digitaal bestand, dan is het weliswaar doorzoekbaar, maar minder overzichtelijk. Soms kiest men voor het digitaliseren van elk document afzonderlijk, maar dat is bewerkelijker en dus kostbaarder.<\/p>\n

Scannen met de juiste instellingen<\/h2>\n

Een archief kan monochroom (zwart\/wit), in grijswaarden of in kleur gescand worden. Alleen als de originelen zelf ook volledig monochroom zijn, is het een optie om voor monochroom te kiezen. Mijn ervaring is echter dat scannen in grijswaarden meestal een betere keuze is. Kleur is alleen aan te raden als het voor het document ook echt van toegevoegde waarde is: kleurbestanden vragen namelijk meer opslagcapaciteit.<\/p>\n

Bestandsformaat, resolutie en nabewerking<\/h2>\n

De meeste organisaties kiezen voor een resolutie van 300 DPI en scannen naar PDF of PDF\/a. Dit zijn instellingen die ook voor vervanging van analoge door digitale archieven geschikt zijn (substitutie). De PDF-bestanden worden doorzoekbaar gemaakt middels OCR (Optical Character Recognition). Tijdens het scannen kunnen de resultaten bewerkt worden: indien nodig worden de bestanden rechtgezet of geroteerd en perforatiegaten of blanco pagina\u2019s verwijderd.<\/p>\n

Bestandsbenaming, kenmerken (metadata) en importeren in een beheersysteem<\/h2>\n

Een bestand met de naam scan001.pdf zegt niets over de inhoud. Het is dus van belang dat bestanden een verklarende naam krijgen. Omdat de meeste bestanden uiteindelijk worden opgenomen in een beheersysteem – zoals een DMS-, ECM-, ERP- of HR-systeem – adviseer ik ook relevante kenmerken (metadata) toe te voegen. De bestanden kunnen dan direct in de juiste structuur in het beheersysteem ge\u00efmporteerd worden, waardoor de dossiers en documenten eenvoudig terug te vinden zijn in het beveiligde systeem.<\/p>\n

Overweeg je je archieven of dossiers te laten digitaliseren? Aarzel dan niet om contact op te nemen: gweitzel@ibn.nl<\/a>. Met een aantal tips help ik je op weg.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Bovendien zijn de documenten eenvoudiger, sneller en geautoriseerd toegankelijk. Logisch dus dat veel organisaties archieven en dossiers willen laten digitaliseren. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":390,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[33],"tags":[92],"yoast_head":"\nWaar je op moet letten bij digitaliseren - BLOG Overig<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"nl_NL\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Waar je op moet letten bij digitaliseren - BLOG Overig\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"BLOG Overig\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2014-08-25T12:29:51+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2020-05-05T15:20:18+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"840\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"480\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Guus Weitzel\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Geschreven door\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Guus Weitzel\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Geschatte leestijd\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"2 minuten\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/\",\"url\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/\",\"name\":\"Waar je op moet letten bij digitaliseren - BLOG Overig\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#website\"},\"primaryImageOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#primaryimage\"},\"image\":{\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#primaryimage\"},\"thumbnailUrl\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg\",\"datePublished\":\"2014-08-25T12:29:51+00:00\",\"dateModified\":\"2020-05-05T15:20:18+00:00\",\"author\":{\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#\/schema\/person\/d845222403d05cb0dba8597e97d87d5e\"},\"description\":\"Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?\",\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"nl-NL\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/\"]}]},{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"nl-NL\",\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#primaryimage\",\"url\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg\",\"contentUrl\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg\",\"width\":840,\"height\":480,\"caption\":\"Hoe pak je digitaliseren aan?\"},{\"@type\":\"BreadcrumbList\",\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#breadcrumb\",\"itemListElement\":[{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":1,\"name\":\"Home\",\"item\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":2,\"name\":\"Waar je op moet letten bij digitaliseren\"}]},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#website\",\"url\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/\",\"name\":\"BLOG Overig\",\"description\":\"\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":\"required name=search_term_string\"}],\"inLanguage\":\"nl-NL\"},{\"@type\":\"Person\",\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#\/schema\/person\/d845222403d05cb0dba8597e97d87d5e\",\"name\":\"Guus Weitzel\",\"image\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"nl-NL\",\"@id\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#\/schema\/person\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/d99a9e1091aba4e83562457ddef8561b?s=96&d=mm&r=g\",\"contentUrl\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/d99a9e1091aba4e83562457ddef8561b?s=96&d=mm&r=g\",\"caption\":\"Guus Weitzel\"},\"url\":\"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/author\/gweitzel\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Waar je op moet letten bij digitaliseren - BLOG Overig","description":"Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/","og_locale":"nl_NL","og_type":"article","og_title":"Waar je op moet letten bij digitaliseren - BLOG Overig","og_description":"Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?","og_url":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/","og_site_name":"BLOG Overig","article_published_time":"2014-08-25T12:29:51+00:00","article_modified_time":"2020-05-05T15:20:18+00:00","og_image":[{"width":840,"height":480,"url":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg","type":"image\/jpeg"}],"author":"Guus Weitzel","twitter_misc":{"Geschreven door":"Guus Weitzel","Geschatte leestijd":"2 minuten"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/","url":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/","name":"Waar je op moet letten bij digitaliseren - BLOG Overig","isPartOf":{"@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#website"},"primaryImageOfPage":{"@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#primaryimage"},"image":{"@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#primaryimage"},"thumbnailUrl":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg","datePublished":"2014-08-25T12:29:51+00:00","dateModified":"2020-05-05T15:20:18+00:00","author":{"@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#\/schema\/person\/d845222403d05cb0dba8597e97d87d5e"},"description":"Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?","breadcrumb":{"@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#breadcrumb"},"inLanguage":"nl-NL","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/"]}]},{"@type":"ImageObject","inLanguage":"nl-NL","@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#primaryimage","url":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg","contentUrl":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-content\/uploads\/sites\/7\/2020\/05\/Hoe-pak-je-digitaliseren-aan.jpg","width":840,"height":480,"caption":"Hoe pak je digitaliseren aan?"},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/2014\/08\/25\/waar-je-op-moet-letten-bij-digitaliseren\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"Home","item":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"Waar je op moet letten bij digitaliseren"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#website","url":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/","name":"BLOG Overig","description":"","potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/?s={search_term_string}"},"query-input":"required name=search_term_string"}],"inLanguage":"nl-NL"},{"@type":"Person","@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#\/schema\/person\/d845222403d05cb0dba8597e97d87d5e","name":"Guus Weitzel","image":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"nl-NL","@id":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/#\/schema\/person\/image\/","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/d99a9e1091aba4e83562457ddef8561b?s=96&d=mm&r=g","contentUrl":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/d99a9e1091aba4e83562457ddef8561b?s=96&d=mm&r=g","caption":"Guus Weitzel"},"url":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/author\/gweitzel\/"}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/389"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=389"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/389\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/media\/390"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=389"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=389"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibnblog.nl\/overig\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=389"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}