Aan de ene kant is er de trend zoveel mogelijk te digitaliseren, voor een flexibele en mobiele werkomgeving. Aan de andere kant grijpen we nog vaak terug op papier. De huidige generatie bevindt zich in een heuse ‘twilight zone’. Wil je de stap echt zetten, dan moet digitaal leidend zijn. Voor het succes is het van belang een goede digitale archiverings- en beheerstructuur in te richten… Ik hoor je al denken: ‘laat dan maar even zitten’.
Slimmer werken levert op
Toch is het jammer als je je hierdoor laat ontmoedigen. Organisaties die het digitaal goed voor elkaar hebben, plukken daar namelijk direct de vruchten van. Het werk kan in minder tijd gedaan worden en de kans op fouten is een stuk kleiner. Voer het echter niet te vluchtig door, anders ontstaan er problemen zoals nu bij veel gemeenten, waterschappen en provincies, waar een ‘gat in het geheugen’ dreigt te ontstaan (bron). Door de nieuwe Omgevingswet worden zij verplicht alle informatie over de openbare ruimte digitaal te ontsluiten. Anders dan bij informatie op papier, dient bij digitale informatie echter al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering. Je loopt anders het risico dat informatie niet kan worden teruggevonden.
Logische structuur niet moeilijk
Vanuit onze ervaring weten we dat het niet moeilijk is een logische structuur aan te brengen. Kijk naar de analoge dossiers en de werkprocessen binnen de organisatie, en naar de manier waarop je daarmee wil omgaan. Op basis daarvan ga je de documenten digitaliseren en archiveren, zodat ze later op de gewenste manier digitaal gepresenteerd kunnen worden. Met andere woorden, je maakt de informatie ontsluitbaar ter ondersteuning van de processen binnen de organisatie.
Zie jij er als een berg tegenop om de digitale stap echt te maken? Bel (0413-334455) of mail me dan. Misschien is de sleutel tot succes niet zo ingewikkeld als je nu denkt.
