Privacy, een gevoelige kwestie

‘The right to be let alone’, het recht om met rust te worden gelaten, werd in 1879 voor het eerst door de Amerikaan Thomas Cooley omschreven en een jaar later overgenomen door twee advocaten uit Boston, Warren & Brandeis. Volgens Van Dale duikt het woord privacy na 1950 pas op in het Nederlands. Interessant, denk je misschien, maar waar leidt deze geschiedenisles toe?

Omgaan met privacygevoelige informatie
Bij IBN DoQument Services hebben wij dagelijks te maken met privacygevoelige informatie: het inscannen van archieven, dossiers, post en facturen. Tussen 1950 en nu is er wel wat veranderd: het recht op privacy is vastgelegd in de Nederlandse Grondwet. Een onderdeel van privacy, de verwerking van persoonsgegevens, is bovendien sinds september 2001 nog nader geregeld in allerlei wetten. Het is daarom van belang binnen je organisatie maatregelen te nemen om goed om te gaan met privacygevoelige informatie.

Wat kun je zoal doen
Zo zetten wij afgesloten transportwagens in met een directe rit van ophaallocatie naar de scanlocatie. Archiefmaterialen worden opgeslagen en afgesloten in brandwerende archiefkluizen, waarvan de sleutels apart worden bewaard en beheerd. Aan het einde van de werkdag heeft iedereen een ‘clean desk’ en worden alle dossiers en documenten veilig teruggelegd in de archiefkluizen. Alleen daartoe geautoriseerde medewerkers, die een geheimhoudingsverklaring hebben getekend, hebben toegang tot de locatie en dragen herkenbare bedrijfskleding. Medewerkers bergen hun tassen, tablets en mobiele telefoons op in hun kluisjes en hebben gelijktijdig pauze en lunch. Er is continu toezicht op het proces. Scanoperators loggen in onder een projectcode waarmee de opslaglocatie van gedigitaliseerde bestanden vastligt en daardoor alleen toegankelijk is voor geautoriseerde projectmedewerkers.

Technische omstandigheden optimaliseren
Om ook technisch alle risico’s uit te sluiten, werken wij met een eigen beveiligde server, backup-systemen en een beveiligd netwerk. Het netwerk van de PC’s waarop de scanwerkzaamheden worden verricht is niet verbonden met internet. Op deze PC’s zijn bovendien poorten voor data-overdracht, zoals een USB-aansluiting, afgesloten.

Wil jij weleens aanschouwen hoe dat er in de praktijk aan toegaat? Bel (0413 334455) of mail me dan, ik geef je graag een kijkje in onze keuken.


Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Door op ‘reactie plaatsen’ te klikken geeft u toestemming voor het plaatsen van uw reactie bij het blog met uw naam. Uw e-mailadres wordt in het cms (WordPress) bewaard zodat IBN eventueel contact me u zou kunnen opnemen. Wilt u meer weten over wat we met uw gegevens doen? Lees dan onze privacyverklaring.