De verdwijning van het postvakje

Heb jij op kantoor nog een postvakje? En loopt er dagelijks nog iemand met een karretje rond om de post te bezorgen en op te halen? Hoewel dit bij veel bedrijven nog voorkomt, is het eigenlijk niet meer van deze tijd. Inkomende post en facturen worden steeds vaker gedigitaliseerd, waardoor analoge poststromen snel afnemen. Daar ligt voor mij de toekomst. Het is een efficiënte manier van werken, die veel kosten kan besparen.

Zolang een organisatie een flinke poststroom heeft, loont het hier mensen voor in te zetten. Maar nu poststromen afnemen, verdienen postmedewerkers zich niet altijd meer terug. De digitale postkamer is dan een logische stap. Maar hoe gaat dat in z’n werk?

Digitale postkamer
Medewerkers van de ‘digitale postkamer’ halen dagelijks de post op om deze vervolgens te openen, sorteren, digitaliseren en over te zetten. Alle poststukken zijn daarna digitaal geregistreerd, zodat deze niet meer kwijtraken; de afhandeling is via werkstromen in de organisatie te volgen. Uiteraard wordt alle post vertrouwelijk behandeld en worden vooraf duidelijke afspraken gemaakt over bijvoorbeeld reclamefolders en aangetekende of vertrouwelijke poststukken.

Facturen scannen en interpreteren
Facturen worden op dezelfde manier dagelijks verwerkt. Verschil is dat factuurdata geïnterpreteerd en met de gescande facturen overgezet worden. Deze factuurdata bevatten bijvoorbeeld leveranciersgegevens, factuurnummers, inkoopnummers en factuurbedragen. De facturen en factuurdata worden op zo’n manier aangeleverd dat ze direct geïmporteerd kunnen worden in financiële systemen en geautomatiseerd verwerkt kunnen worden. Ik zie in de praktijk dat hiermee niet alleen de efficiëntie toeneemt, maar dat bedrijven ook in staat zijn de verwerking van facturen verder te automatiseren en optimaliseren, zodat facturen nooit kwijtraken of te lang blijven liggen. Dat scheelt flink in de kosten en ongenoegen bij collega’s en leveranciers.

Ben jij ook klaar met het postvakje en enorme stapels papier? Aarzel dan niet om contact op te nemen: gweitzel@ibn.nl. Ik kan je adviseren over de beste stappen naar digitalisering.

 2,178 total views,  2 views today


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Door op ‘reactie plaatsen’ te klikken geeft u toestemming voor het plaatsen van uw reactie bij het blog met uw naam. Uw e-mailadres wordt in het cms (WordPress) bewaard zodat IBN eventueel contact me u zou kunnen opnemen. Wilt u meer weten over wat we met uw gegevens doen? Lees dan onze privacyverklaring.