Digitaliseren bespaart ruimte en zorgt ervoor dat informatie veiliger is opgeborgen. Bovendien zijn de documenten eenvoudiger, sneller en geautoriseerd toegankelijk. Logisch dus dat veel organisaties archieven en dossiers willen laten digitaliseren. Maar hoe moet je dat nou aanpakken?
Digitaliseren per dossier, tabblad of document
Allereerst bepaal je of een archief per dossier, tabblad of document wordt gedigitaliseerd. Dat hangt onder andere af van de reeds bestaande vorm: bevat een dossier bijvoorbeeld een logische tabblad-structuur, dan adviseer ik het ook per tabblad te digitaliseren. Scan je het dossier als één groot digitaal bestand, dan is het weliswaar doorzoekbaar, maar minder overzichtelijk. Soms kiest men voor het digitaliseren van elk document afzonderlijk, maar dat is bewerkelijker en dus kostbaarder.
Scannen met de juiste instellingen
Een archief kan monochroom (zwart/wit), in grijswaarden of in kleur gescand worden. Alleen als de originelen zelf ook volledig monochroom zijn, is het een optie om voor monochroom te kiezen. Mijn ervaring is echter dat scannen in grijswaarden meestal een betere keuze is. Kleur is alleen aan te raden als het voor het document ook echt van toegevoegde waarde is: kleurbestanden vragen namelijk meer opslagcapaciteit.
Bestandsformaat, resolutie en nabewerking
De meeste organisaties kiezen voor een resolutie van 300 DPI en scannen naar PDF of PDF/a. Dit zijn instellingen die ook voor vervanging van analoge door digitale archieven geschikt zijn (substitutie). De PDF-bestanden worden doorzoekbaar gemaakt middels OCR (Optical Character Recognition). Tijdens het scannen kunnen de resultaten bewerkt worden: indien nodig worden de bestanden rechtgezet of geroteerd en perforatiegaten of blanco pagina’s verwijderd.
Bestandsbenaming, kenmerken (metadata) en importeren in een beheersysteem
Een bestand met de naam scan001.pdf zegt niets over de inhoud. Het is dus van belang dat bestanden een verklarende naam krijgen. Omdat de meeste bestanden uiteindelijk worden opgenomen in een beheersysteem – zoals een DMS-, ECM-, ERP- of HR-systeem – adviseer ik ook relevante kenmerken (metadata) toe te voegen. De bestanden kunnen dan direct in de juiste structuur in het beheersysteem geïmporteerd worden, waardoor de dossiers en documenten eenvoudig terug te vinden zijn in het beveiligde systeem.
Overweeg je je archieven of dossiers te laten digitaliseren? Aarzel dan niet om contact op te nemen: gweitzel@ibn.nl. Met een aantal tips help ik je op weg.
