Goede werknemers minder risico

Het nieuwe werken, waar en wanneer je maar wilt

‘Het nieuwe werken’ betekent dat medewerkers niet meer alleen op kantoor werken tussen negen en vijf, maar flexibeler, ook buiten de reguliere werktijden om. Je ziet dan dat organisaties flexibele werkplekken inrichten en medewerkers vaker thuis werken. Het doel is een optimale tijdsbesteding, en daarmee een optimaal resultaat.

Effectief werken
Het nieuwe werken betekent effectief werken, omdat het werk makkelijker te combineren is met bepaalde zorgtaken. Bovendien gaat er minder tijd verloren in de file. Doordat de werktijd anders wordt ingedeeld en besteed, is deze ook echt effectief. En dat is kostenbesparend voor werkgevers.

Digitaliseren van documenten en dossiers
Voor veel bedrijven is ‘het nieuwe werken’ een belangrijke drijfveer voor het digitaliseren van documenten en dossiers. Als informatie digitaal voorhanden is, leidt dit direct tot meer flexibiliteit en slagvaardigheid in de organisatie. Medewerkers hebben ongebonden toegang tot de informatie die ze nodig hebben, wanneer ze maar willen en waar ze ook zijn. Voilà, een belangrijke basis voor ‘het nieuwe werken’ is gelegd.

Waar begin je?
Als bedrijven kiezen voor digitaliseren, krijgen medewerkers vaak de opdracht ladeblokken en archiefkasten kritisch door te lopen, weg te gooien wat weg kan en de nuttige informatie onder belangrijke kenmerken (metadata) te (laten) digitaliseren. Makkelijker gezegd dan gedaan, want in de praktijk blijkt dit nogal wat voeten in de aarde te hebben.

Dossiers inhoudelijk schonen, of gewoon alles scannen?
De vraag rijst dan of de inspanning van het uitzoekwerk opweegt tegen het voordeel dat alle informatie is geschoond. Je kunt als organisatie ook de keuze maken gewoon alles te digitaliseren. Omdat documenten en dossiers na het scannen doorzoekbaar gemaakt worden, kun je op basis van inhoud altijd de gewenste informatie terugvinden. Twijfel je, laat dan eerst een test uitvoeren, waarbij beide opties worden getoond. Zo kun je tot een gedegen beslissing komen.

Structuur aanbrengen
Digitale documenten en dossiers hebben vele voordelen, maar de bruikbaarheid valt of staat met een gestructureerde manier van opslag en ontsluiten. Vooraf moet goed worden nagedacht over de structuur en metadata waarmee de digitale informatie vastgelegd wordt, zodat het door alle medewerkers weer op een logische manier is te ontsluiten. Is dit een uitdaging, dan kan de ervaring van anderen hierin houvast bieden.

Autorisatie en toegankelijkheid
Een bezwaar dat nogal eens wordt geuit is de kans op ongeoorloofde toegang tot en gebruik van de gedigitaliseerde informatie. En dat terwijl digitale documenten vele malen eenvoudiger te beveiligen zijn dan analoge. Door regelmatig een back-up te maken van de digitale gegevens gaat er geen informatie verloren, terwijl analoge dossiers nogal eens zoek raken. Bovendien kan door middel van geautoriseerde toegankelijkheid de digitale informatie veel beter beveiligd worden.

Ben jij toe aan een flexibelere manier van (samen)werken? Neem dan gerust contact met me op. Misschien kan ik je helpen de stap te maken naar ‘het nieuwe werken’.


Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Door op ‘reactie plaatsen’ te klikken geeft u toestemming voor het plaatsen van uw reactie bij het blog met uw naam. Uw e-mailadres wordt in het cms (WordPress) bewaard zodat IBN eventueel contact me u zou kunnen opnemen. Wilt u meer weten over wat we met uw gegevens doen? Lees dan onze privacyverklaring.